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2020-11-18 Juani Lizaso

Teletrabajo II: Documentos en la nube

En el anterior post hablamos sobre algunos sistemas de acceso remoto para teletrabajar. Esta vez, me ha tocado a mi explicar las posibilidades de gestionar y compartir documentos en la nube.

Al hablar de soluciones para gestionar documentos en la nube, a todos probablemente nos vienen a la cabeza dos: Google Drive y Dropbox. Seguramente para la mayoría de nosotros y nosotras el primer contacto que tuvimos con la nube fue con uno de estos dos. Con ellos aprendimos qué era la nube y qué posibilidades ofrecía. Tener acceso a documentos propios desde cualquier lugar nos abrió muchas posibilidades. Google Drive, además, al crear la aplicación Google Docs, ofreció la posibilidad de editar documentos online y esto elevó el concepto de nube a otro nivel. Hoy en día cualquier nube de documentos tiene que tener necesariamente la posibilidad de editar documentos online, una condición que Google estableció como criterio mínimo de aceptación. Posteriormente han venido otros, aportando integraciones o novedades y mejorando la experiencia del usuario: el binomio Sharepoint-Office 365, ownCloud, OneDrive.

Pero (siempre hay un pero) no todo es tan perfecto, también hay zonas oscuras y/o muy oscuras según el punto de vista. En mi opinión existe una duda importante, y esta viene desde el punto de vista de la seguridad y la privacidad. La mayoría de las opciones que hemos mencionado hasta ahora son propiedad de gigantes tecnológicos y si tenemos en cuenta que la nube es siempre el ordenador de otro (no estaría mal hablar de esto algún día) cuando ese otro es Google, Microsoft, etc. podemos cuestionar mucho la privacidad de la información que almacenamos.

"La mayoría de estos servicios son gratuitos, con limitaciones pero gratis, y cuando algo es gratis, ten claro, el producto eres tú."

No puedo extenderme demasiado con esto pero "regalar" nuestra información a los gigantes tecnológicos tiene consecuencias y, sobre todo, las tendrá a medio-largo plazo.

Sé que evitar esto no es fácil y requiere mucho esfuerzo. Está en manos de uno mismo, en la medida de lo posible, recorrer el camino en beneficio de la privacidad y la seguridad, más aún en el mundo empresarial y organizativo.

En este sentido, y centrándome en el tema que nos ocupa, quiero mencionar dos opciones que pueden ser muy interesantes para las organizaciones: Alfresco y Nextcloud. ¿Por qué son interesantes? Hay tres razones:

  • Son software libre y pueden ubicarse en la propia infraestructura creando una "nube privada o corporativa".
  • Técnicamente son muy completas y pueden satisfacer sobradamente las necesidades de la mayoría.
  • El coste de implementación, el tiempo, la curva de aprendizaje, etc. son muy competitivos.

Alfresco

Alfresco es un ECM (Enterprise Content Management). Esto significa que además de almacenar y organizar los documentos en la nube, se pueden gestionar sus flujos mediante normas y workflow pudiendo así aplicar la lógica del negocio. Es decir, podemos crear una norma para que al subir un documento todas las personas autorizadas reciban una notificación. O al cambiar de estado en los metadatos de un documento, moverse de carpeta o... infinitas posibilidades.

He aquí las virtudes que destacaría:

  • Se trata de un motor de indexación tremendamente eficaz: indexando muy bien los metadatos y contenidos de los documentos, por lo que las búsquedas son muy eficaces.
  • Se pueden realizar búsquedas ordinarias y avanzadas. La búsqueda ordinaria es similar a la de Google, es decir, busca tanto en los contenidos como en los metadatos del documento, la avanzada, en cambio, permite centrar la búsqueda en campos concretos.
  • La información se organiza en diferentes "espacios" (los espacios son apartados aislados en los que crear la estructura de carpetas). Se pueden crear tantos espacios (site) como se desee y configurar diferentes estructuras, permisos y características de las carpetas en cada uno de ellos. Esto es muy interesante cuando se quiere organizar por áreas.
  • Además de las carpetas se pueden gestionar etiquetas y categorías. Así un documento, también se puede encontrar en función de estos dos campos, independientemente de dónde esté guardado.
  • La ficha de metadatos se puede adaptar a su gusto.
  • Gestiona versiones de documentos.
  • Es muy flexible para acceder a los documentos y ofrece diferentes soluciones: web interface, Webdav y Cifs (explorador de carpetas)
  • Ofrece diferentes posibilidades de edición online de documentos: Google docs, MS Office, Onlyoffice...
  • Permite firmar digitalmente online.
  • Ofrece diferentes API para su integración con otras aplicaciones externas.
  • Sistema muy flexible de normas y Workflow.
  • La práctica totalidad de su Interface está traducida al euskera (en la que también ha participado IZT)
  • Tiene app de móvil.

Nextcloud

Nextcloud es el desarrollo paralelo de otro proyecto (OwnCloud) y a diferencia de Alfresco tiene un cliente que puede instalarse en ordenadores, como Google Drive y Dropbox. Por otro lado, aunque la base es una aplicación para gestionar documentos en la nube, integra otras muchas aplicaciones para trabajar en equipo formando una intranet.

A este respecto destacaría los siguientes argumentos:

  • Consigue una experiencia de usuario muy buena. Tiene una interface muy ordenada, sencilla, limpia y fácil de usar.
  • Puede configurarse como cliente de correo.
  • Integra un calendario para la gestión de las tareas del equipo de trabajo.
  • Gestiona versiones de documentos.
  • Tiene una gestión simple de permisos.
  • Permite la edición online de documentos a través del plugin Onlyoffice.

Dos opciones interesantes, por tanto, muy a tener en cuenta en el entorno empresarial, que ofrecen un nivel de seguridad bastante alto y la posibilidad de crear una nube privada sin dejar nuestros documentos en manos de esas otras grandes empresas.

Considero que Nextcloud es más adecuado para quienes necesitan una gestión básica de documentos (subir, editar, guardar, clasificar...), ya que es más simple y sencillo. Sin embargo si el flujo de metadatos y documentos tiene mucha importancia para la organización, creo que Alfresco es una solución más interesante, ya que ofrece opciones ilimitadas (etiquetas, categorías, normas, workflow...)

La próxima vez más.