Kargatzen...
2020-11-18 Juani Lizaso

Telelana II: Dokumentuak lainoan

Aurreko batean telelana egiteko urruneko atzipen sistema batzuk aipatu genituen. Oraingoan berriz, niri, dokumentuak lainoan kudeatu eta partekatzeko aukerak azaltzea tokatu zait.

Dokumentuak lainoan kudeatzeko soluzioez hitz egitean, denoi, ziurrenik, bi datozkigu burura: Google Drive eta Dropbox. Gutako gehienontzako lainoarekin izan genuen lehen harremana bi hauetako batekin izan baitzen. Hauekin ikasi genuen zer zen lainoa eta zein aukera eskaintzen zituen, edozein lekutik norberaren dokumentuetara sarbidea izateak bide berri asko ireki zizkigun. Google Driven, gainera, Google Docs aplikazioa sortzean, dokumentuak online editatzeko aukera eskaini zuen eta honek, lainoaren kontzeptua beste maila batera eraman zuen. Gaur egun dokumentuen edozein lainok dokumentuak online editatzeko aukera izan behar du ezinbestean, hau da, Googlek onarpen irizpide minimo gisa ezarri zuen aukera hori. Atzetik beste hainbat etorri dira, integrazio edo berrikuntzak aportatuz eta erabiltzailearen esperientzia hobetuz: Sharepoint-Office 365 binomioa, ownCloud, OneDrive.

Baina (beti dago baina bat) dena ez da hain perfektua, ilunguneak ere badaude, eta ikuspuntuaren arabera handiak. Niretzako hutsune nabarmenean segurtasuna eta pribatutasunaren ikuspuntutik dator. Izan ere orain arte aipatu ditugun hauetako gehienak erraldoi teknologikoen jabetzakoak dira eta kontuan hartzen badugu lainoa beti beste baten ordenagailua dela (ez legoke gaizki egunen batean honi buruz aritzea) beste hori Google, Microsoft eta abar direnean bertan gordetzen dugun informazioaren pribatutasuna oso zalantzan jar dezakegu.

"Hauetako zerbitzu gehienak doakoak dira, mugekin baina doan, eta zerbait doan denean, garbi izan, produktua zu zara."

Ezin dut gehiegi luzatu honekin baina erraldoi teknologikoei gure informazioa “oparitzeak” ondorioak ditu eta, batez ere, izango ditu epe ertain-luzean.

Badakit hau saihestea ez dela erraza eta esfortzu handia eskatzen duela baina norberaren esku dago, ahal den neurrian, bidea egitea pribatutasuna eta segurtasunaren mesedetan, are gehiago enpresa eta antolakunde munduan.

Ildo horretatik, eta dagokigun gaian zentratuz, antolakundeentzat oso interesgarriak izan daitezkeen bi aukera aipatu nahi ditut: Alfresco eta Nextcloud. Zergatik dira interesgarriak? Bada hiru arrazoiengatik:

  • Software librea dira eta norberaren azpiegituran kokatu daitezke “laino pribatu edo korporatibo” bat sortuz.
  • Teknikoki oso konpletoak dira eta gehienon beharrak sobera ase ditzakete.
  • Inplementazioaren kostua, denbora, ikasketa kurba e.a. oso konpetitiboak dira.

Alfresco

Alfresco ECM (Enterprise Content Management) bat da. Honek esan nahi du dokumentuak lainoan gorde eta antolatzeaz gain arau eta workflow-en bidez hauen fluxuak kudeatu daitezkeela negozioaren logika aplikatuz. Hau da, arau bat sortu dezakegu dokumentu bat igotzean baimendutako pertsona guztiek jakinarazpen bat jaso dezaten. Edo dokumentu baten metadatuetan egoera aldatzean, karpetaz mugitzea edo... aukera amaigabeak.

Hona azpimarratuko nituzkeen bertuteak:

  • Indexazio-motore izugarri eraginkorra da: dokumentuen metadatu zein edukiak oso ondo indexatzen ditu eta, ondorioz, bilaketak oso eraginkorrak dira.
  • Bilaketa arrunt eta aurreratuak ditu. Bilaketa arrunta Google-n antzekoa da, hau da dokumentuaren eduki zein metadatuetan bilatzen du, eta aurreratua berriz eremu zehatzetan zentratzeko aukera ematen du.
  • Informazioa “gune” ezberdinetan antolatzen da (guneak isolatutako atalak dira eta hauetan karpeten egiturak sortu daitezke). Nahi adina gune (site) sor daitezke eta gune bakoitzean karpeten egitura, baimen eta ezaugarri desberdinak konfiguratu. Hau oso interesgarria da arloka antolatu nahi denean.
  • Karpetez gain etiketak eta kategoriak kudeatu daitezke. Horrela dokumentu bat, edonon gordeta egonda ere, bi eremu horien arabera ere aurkitu daiteke.
  • Metadatuen fitxa nahi bezala egokitu daiteke.
  • Dokumentuen bertsioak kudeatzen ditu.
  • Dokumentuetara atzitzeko oso malgua da eta soluzio desberdinak eskaintzen ditu: web interface bidez, Webdav eta Cifs (karpeten esploradorea)
  • Dokumentuak online editatzeko aukera desberdinak eskaintzen ditu: Google docs, MS Office, Onlyoffice...
  • Online digitalki sinatzeko aukera eskaintzen du.
  • Beste kanpoko aplikazioekin integratzeko API desberdinak eskaintzen ditu.
  • Arau eta Workflow-ak sortzeko sistema oso malgua du.
  • Interface ia guztia euskaratua dago (IZTk ere parte hartu du horretan)
  • Mugikorreko app-a du.

Nextcloud

Nextcloud beste egitasmo baten garapen paraleloa da (OwnCloud) eta alfresco ez bezala ordenagailuetan instalatu daitekeen bezero bat dauka, Google Drive eta Dropbox bezala. Bestalde, oinarrian dokumentuak lainoan kudeatzeko aplikazio bat bada ere taldean lan egiteko beste hainbat aplikazio integratzen ditu intranet gisako bat osatuz.

Honi buruz argudio hauek nabarmenduko nituzke:

  • Erabiltzaile esperientzia oso ona lortzen du. Interface oso txukuna du, sinplea, garbia eta erabilerraza.
  • Posta bezero gisa konfiguratu eta erabili daiteke.
  • Egutegi interesgarri bat du integratua lan taldearen zereginak kudeatzeko.
  • Bertsioak kudeatzen ditu.
  • Baimenen kudeaketa sinple bat du.
  • Dokumentuak online editatzeko aukera eskaintzen du Onlyoffice pluginaren bidez.

Bi aukera interesgarri, beraz, oso kontuan hartzekoak enpresa ingurunean, segurtasun maila nahiko altua eskaintzen dutenak eta laino pribatua sortzeko aukera eskaintzen dutenak. Gure dokumentuak beste enpresa handi horien eskuetan utzi gabe.

Nire ustez Nextcloud egokiagoa da dokumentuen oinarrizko kudeaketa behar dutenentzako (igo, editatu, gorde, sailkatu...), sinpleagoa eta errazagoa baita. Metadatuen eta dokumentuen fluxuak garrantzia badu zuretzat, Alfresco soluzio interesgarriagoa dela uste dut, aukera mugagabeak eskaintzen baititu (etiketak, kategoriak, arauak, workflow...)

Hurrengoan gehiago.